Uppdaterad 22.2.2024

1. Inledning

Det är viktigt för oss att din integritet är skyddad. Undervisningssektorns Fackorganisation rf (nedan OAJ) har förbundit sig att skydda din integritet på bästa möjliga sätt och behandla dina personuppgifter transparent och i enlighet med gällande lag och god dataskyddspraxis.

Denna dataskyddsbeskrivning redogör för hur vi samlar in, behandlar och skyddar dina personuppgifter i all vår verksamhet under ditt medlemskap och efter det.

Med “personuppgift” avser vi varje upplysning med vilken vi enskilt eller kombinerat med andra upplysningar kan identifiera dig. 

“Känslig uppgift” syftar på vilken som helst upplysning som avslöjar en persons etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse eller medlemskap i fackförening. Även bland annat uppgifter om en persons hälsotillstånd är känsliga. OAJ får behandla känsliga personuppgifter om dig endast i de situationer som specificeras nedan.

Med ”behandling” av personuppgifter avser vi alla åtgärder beträffande personuppgifter, oberoende om de utförs automatiserat eller manuellt. Med behandling av personuppgifter avses till exempel insamling, lagring och organisering av personuppgifter.

”Personuppgiftsansvarig” avser den aktör som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. OAJ är personuppgiftsansvarig för sina medlemmars personuppgifter.

”Gemensamt personuppgiftsansvarig” betyder att minst två personuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, det vill säga varför och hur de behandlar personuppgifter. Gemensamt personuppgiftsansvariga ska genom ett inbördes arrangemang och på ett transparent sätt fastställa sina respektive ansvarsområden för att fullgöra de lagstadgade skyldigheterna. OAJ är gemensamt personuppgiftsansvarig för sina medlemsföreningar som anges i punkt 13.

2. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

OAJ behandlar dina personuppgifter i enlighet med laglig verksamhet beträffande fackföreningsverksamhet med stöd av artikel 9.2 (d) i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning för följande förutbestämda ändamål:

Förande av medlemsregister. Registret som består av medlemskårens personuppgifter är den huvudsakliga källan till de personuppgifter som förvaltas av OAJ, och vi använder de grundläggande uppgifter som förts in i registret i samband med andra ändamål med behandlingen. Vi behandlar person- och kontaktuppgifter, medlems-, yrkes- och anställningsuppgifter för att föra medlemsregistret.
OAJ för en förteckning över sina medlemmar i enlighet med föreningslagen. I den antecknas medlemmarnas fullständiga namn och adress.

Intressebevakning. Utgångspunkten för OAJ:s verksamhet är att bevaka undervisningspersonalens intressen, förbättra deras ställning och utveckla deras utbildning. För att utföra denna uppgift behandlar OAJ i synnerhet uppgifter om medlemmarnas yrken och anställningsförhållanden.

Skötsel av medlemskapsrelaterade ärenden. OAJ behandlar de insamlade personuppgifterna för att ha hand om medlemsärenden och upprätthålla medlemsrelationen. Medlemsärenden omfattar också uppgifter om betalningsrörelse.

Arrangerande av medlemstillställningar. OAJ behandlar sin medlemskårs personuppgifter för att arrangera och samordna utbildningar och andra tillställningar.

Utarbetande av undersökningar och statistik samt utveckling av tjänster. OAJ utarbetar olika slag av undersökningar och statistik för att stödja sina medlemmar och utveckla sina tjänster. För att genomföra dessa behandlar OAJ medlemskårens personuppgifter.

Organisationens kommunikation. OAJ behandlar medlemmarnas kontaktuppgifter för att bedriva intern kommunikation.

Direktmarknadsföring. OAJ bedriver traditionell direktmarknadsföring och behandlar för det här ändamålet sina medlemmars person- och kontaktuppgifter. OAJ ber om samtycke separat av medlemmarna för detta.

3. De personuppgifter som vi behandlar

OAJ behandlar i denna dataskyddsbeskrivning bara sådana personuppgifter som behövs för de beskrivna ändamålen. Det är ändamålet som mer specifikt avgör vilka uppgifter om medlemmarna som används i vilken situation.

Dessa uppgifter är uppgifter som lämnats av medlemmarna eller som är på annat sätt identifierande:

• Personuppgifter, som namn, personbeteckning, kön, medborgarskap och språkuppgifter.
• Kontaktuppgifter, som adress, telefonnummer, e-postadress och eventuell spärrmarkering eller eventuellt förbud mot utlämning av uppgifter.
• Medlemsuppgifter, som medlemsnummer, medlemskap i OAJ:s medlemsorganisationer, uppgifter om medlemsförmåner, uppgift om eventuellt parallellt medlemskap och medlemskap i arbetslöshetskassa, uppgift om medlemsklass, uppgifter om deltagande i tillställningar samt organisations- och förtroendeuppdrag.
• Yrkesrelaterade uppgifter, som uppgifter om studier och examina samt specialkompetensområden.
• Uppgifter om anställningsförhållandet, till exempel arbetsgivare, arbetsplats, uppdragsbeteckning, tjänsteställning, arbetshistoria och avtalsbransch.
• Uppgifter om medlemsavgifter, som medlems- och föreningsavgifter samt fullmakt för uppbörd.
• Arbetsgivarnas och arbetsplatsernas kontaktpersoner.
• Uppgifter om behandlingen av kontakter, till exempel övriga uppgifter som medlemmen själv har tillhandahållit, bland annat om ärenden som gäller meningsskiljaktigheter.
• I fråga om andra än medlemmar, till exempel förtroendemän, begränsas de uppgifter som behandlas till personernas kontakt- och klassificeringsuppgifter, som är yrkesområde, utbildningsnivå och utbildningsområde.

4. Personuppgiftskällor

Uppgifterna i medlemsregistret fås i regel från medlemmen själv, antingen på elektronisk väg eller per telefon. Även en medlemsförening kan uppdatera en medlems kontaktinformation och uppdrag. Uppgifter om förtroendemän fås från Förhandlingsorganisationen för offentliga sektorns utbildade FOSU rf och från medlemmarna.

Uppgifter som rör arbetarskyddsorganisationen fås från medlemmarna.

Adressändringar fås som regelbundna filöverföringar från Posten. Uppdateringen av uppgifter om medlemmar som har ett förbud mot utlämning av uppgifter eller en spärrmarkering beviljad av magistraten, eller som bor utomlands, görs inte som filöverföringar från Posten.

Uppgifter om en medlem som flyttar från en annan fackförening kan utlämnas till OAJ med en fullmakt från medlemmen.

5. Känsliga personuppgifter

Med särskilda kategorier av personuppgifter, s.k. ”känsliga personuppgifter”, avses sådana uppgifter som avslöjar en persons ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse eller medlemskap i fackförening samt genetiska och biometriska uppgifter eller uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons hälsa, sexualliv eller sexuella läggning.

Behandling av ett medlemskap i en fackförening är tillåten endast i samband med en stiftelses, förenings eller annat icke vinstdrivande organs lagliga verksamhet som hör samman med fackföreningsverksamheten. Behandlingen får gälla bara nuvarande och tidigare medlemmar i fackföreningen. Behandling av andra känsliga uppgifter är tillåten endast om den behövs för att fullgöra skyldigheter på området för arbetsrätt, social trygghet eller socialt skydd, eller med medlemmens uttryckliga samtycke. OAJ behandlar endast uppgifter som rör nuvarande och tidigare OAJ-medlemmars medlemskap i fackförbundet.

6.  Utlämnande och överföring av uppgifter

OAJ kan lämna ut dina personuppgifter till tredje parter om du har gett ditt samtycke till detta. OAJ behandlar dina personuppgifter konfidentiellt och lämnar inte ut dem till tredje parter utom i följande situationer:

• Till de medlemsföreningar i OAJ som du är med i och som verkar som gemensamt personuppgiftsansvariga med OAJ för att ha hand om medlemsärenden
• Till förtroendemän och arbetarskyddsfullmäktige i intressebevakningssyfte
• Till försäkringsbolaget och arbetslöshetskassan för att tillhandahålla medlemsförmånerna

I behandlingen av dina personuppgifter anlitar vi också underleverantörer och tjänsteleverantörer (till exempel för tekniskt underhåll), som bara har rätt att behandla dina uppgifter i den omfattning som de överenskomna tjänsterna kräver. Detta betyder att de inte kan använda dina uppgifter för sina egna ändamål. Vi förpliktar dem genom avtal att sörja för att dataskyddet är tillräckligt och behandlingen av uppgifterna lagenlig.

Vi överför personuppgifter till följande tredje parter:

• OAJ:s medlemsföreningar
• arbetsgivare
• förtroendemän, arbetarskyddsfullmäktige
• tjänsteleverantörer av tekniskt underhåll
• FOSU
• Akava
• leverantörer av kommunikationstjänster
• leverantörer av medlemsförmåner
• Posten
• banker
• myndigheter
• evenemangsarrangörer

Uppgifter som vi samlat in behandlas delvis utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, till exempel då den tjänsteleverantör som vi anlitar finns eller lagrar uppgifter utanför samarbetsområdet. Överföringarna grundar sig på EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Den tjänsteleverantör som vi anlitar har genom avtal åtagit sig att säkerställa en tillräcklig dataskyddsnivå i all behandling av dina personuppgifter.

7. Datasäkerhet

Vi har lämpliga tekniska och organisatoriska datasäkerhetssystem för att säkerställa att personuppgifter inte försvinner, missbrukas eller att man på något annat motsvarande sätt får olaglig tillgång till dem. System av det här slaget är bland annat brandmurar, krypteringstekniker och säkra dataenhetslokaler.

Vi har också begränsat åtkomsten till dina personuppgifter internt genom passerkontroll och beviljande och övervakning av användarbehörigheter. Dina personuppgifter behandlas endast av de anställda som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt till det.

8. Tillgång till uppgifter och utövande av rättigheter

Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter om dig som vi har samlat in i vårt register och påverka hur vi använder dem. Du kan själv bestämma om du vill ta emot direktmarknadsföring och i vissa fall har du rätt att bli bortglömd eller begära att dina uppgifter överförs till en annan personuppgiftsansvarig Den gällande lagstiftningen tryggar till exempel följande rättigheter för dig:

Rätten att återta samtycke

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du när som helst rätt att återta ditt samtycke.

Rätten till insyn och rättelse

Du har rätt att när som helst kontrollera vilka uppgifter vi har samlat in om dig, eller försäkra dig om att det inte finns några personuppgifter om dig i vårt register. Om dina uppgifter är felaktiga, inexakta eller ofullständiga, kan du begära att vi rättar eller kompletterar dem.

Rätten att begränsa behandling och göra invändningar

Om dina uppgifter till vissa delar inte är korrekta har du rätt att kräva en tillfällig begränsning av behandlingen av dem, tills vi har kontrollerat om uppgifterna är korrekta. I vissa situationer har du också rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter över huvud taget.

Rätten att förbjuda direktmarknadsföring

Du kan dessutom när som helst förbjuda direktmarknadsföring (inklusive profilering för direktmarknadsföringssyften).

Rätten att bli bortglömd

Du har i vissa fall rätt att bli bortglömd. Vi raderar alla uppgifter som vi samlat in om dig om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de ursprungligen samlades in. Vi raderar också dina uppgifter då behandlingen av personuppgifter har grundat sig på ditt samtycke och du återtar det, eller om du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter, och det inte finns en annan grund för behandling.

Rätten till dataportabilitet

Du kan begära att dina personuppgifter överförs, i vilket fall vi tillhandahåller dem i ett maskinläsbart format. Du kan lagra dem själv eller föra över dem till en annan personuppgiftsansvarig (t.ex. en annan tjänsteleverantör). Detta gäller enbart sådana uppgifter som du själv har lämnat till oss.

Besvärsrätt

Utöver de ovan nämnda rättigheterna har du rätt att anföra besvär hos en tillsynsmyndighet om behandlingen av dina personuppgifter.

Du kan göra en begäran om att utöva dessa rättigheter med kontaktblanketten som finns på kontaktsidan.

Gå till OAJ:s kontaktblankett

9. Lagring av uppgifter

Vi lagrar dina uppgifter bara så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ovan definierade ändamålen inom gränserna för gällande lag, som bokföringslagen.

Uppgifter om utskrivna eller uteslutna medlemmar lagras i enlighet med tvingande lag och särskild arkiveringspraxis, men de upprätthålls inte och överförs inte till andra instanser.

När det inte längre föreligger ett lagenligt behov för lagring av uppgifterna raderas eller anonymiseras de genom att oåterkalleligt omformatera dem på ett sådant sätt att en enskild person inte längre är identifierbar.

10. Användning av kakor ("cookies")

Vi kan samla in uppgifter som rör din dator med hjälp av kakor (”cookies”) eller andra motsvarande tekniker. En kaka är en liten textfil som webbläsaren sparar på din dator. Kakorna innehåller en unik identitetsbeteckning och de används för att identifiera och räkna de webbläsare som besöker vår webbplats. Du har rätt att förhindra användningen av kakor, men detta kan påverka hur våra tjänster fungerar. Du kan radera kakorna i webbläsarens inställningar.

11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Vi utvecklar kontinuerligt våra dataskyddsrutiner och kan därför komma att tidvis ändra denna dataskyddsbeskrivning. Ändringarna kan också basera sig på att lagstiftningen revideras. Vi rekommenderar att du besöker denna sida med dataskyddsbeskrivningen då och då för att upptäcka ändringarna. Vid behov kan vi också underrätta dig om ändringarna direkt.

12. Personuppgiftsansvarig och kontaktinformation

OAJ är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Kontakta oss om du har frågor eller kommentarer:

Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ
Klockbron 7
00520 Helsingfors

Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ
Dataskyddsombud Janne Hälinen, tietosuoja@oaj.fi
PB 20, 00521 Helsingfors

13. Gemensamt personuppgiftsansvariga

De medlemsföreningar i OAJ som anges nedan är gemensamt personuppgiftsansvariga med OAJ och kan också behandla dina personuppgifter om du är medlem i den aktuella medlemsföreningen. De gemensamt personuppgiftsansvariga behandlar dina uppgifter för att föra medlemsregistret, bedriva intressebevakning, ha hand om ärenden som rör medlemskapet, arrangera medlemstillställningar, för forskning och statistikföring samt för att utveckla tjänsterna och bedriva organisationens kommunikation.

Småbarnspedagogikens Lärarförbund SLF
Järnvägsmannagatan 6
00520 Helsingfors

Helsingin opettajien ammattiyhdistys HOAY
Järnvägsmannagatan 6
00520 Helsingfors

TOOL ry
Järnvägsmannagatan 6
00520 Helsingfors

SKO Handels- och kulturlärarna i Finland rf
Järnvägsmannagatan 6
00520 Helsingfors

Finlands Lärarstuderandes Förbund, SOOL
Järnvägsmannagatan 6
00520 Helsingfors

Undervisningssektorns Seniororganisation rf
Järnvägsmannagatan 6
00520 Helsingfors